FAQ

Berikut beberapa pertanyaan dan jawaban tentang PPID KPU Provinsi Gorontalo serta hal-hal terkait pengelolaan dan pelayanan informasi di KPU Provinsi Gorontalo.

PPID adalah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di lingkungan KPU Provinsi Gorontalo.

Pertama, pemohon mengklik menu Formulir Permohonan Informasi. Kedua, melakukan registrasi dengan menuliskan dan melampirkan data yang diminta. Ketiga, menunggu aktivasi permohonan informasi. Keempat, mengisi Formulir Permohonan Informasi.
Setelah terbitnya Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, yang diberlakukan pada bulan April 2010, Komisi Pemilihan Umum (KPU) segera mengeluarkan Peraturan Komisi Pemilihan Umum (PKPU) Nomor 23 Tahun 2010 tentang Pedoman Implementasi Keterbukaan Informasi Publik di Lingkungan KPU. Pada tahun yang sama, KPU juga menerbitkan Standar Prosedur Operasional Layanan Data dan Informasi.
Selanjutnya, sejak Agustus tahun 2014 sampai dengan tahun ini, untuk meningkatkan pelayanan dan pengelolaan keterbukaan informasi publik, KPU RI menjalin kerjasama dengan Indonesian Parliamentary Center (IPC). Secara umum, kegiatan yang dilakukan antara IPC dan KPU memiliki empat tujuan:
a. Membangun kesadaran tentang hak atas informasi publik;
b. Membangun pengetahuan dan pemahaman tentang keterbukaan informasi publik;
c. Membangun keterampilan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik, mulai dari penyusuan Daftar Informasi Publik, pelayanan informasi, hingga bersidang di Komisi Informasi; dan
d. Membangun keterampilan sebagai fasilitator pelatihan keterbukaan informasi publik.

Saat ini, KPU telah mengalami kemajuan pesat dalam implementasi Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik beserta peraturan-peraturan derivatnya, diantaranya:
a. merevisi PKPU dan SOP sebelumnya dengan menerbitkan beberapa regulasi, yaitu:
1) PKPU Nomor 1 Tahun 2015 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi di Lingkungan KPU (27 Maret 2015);
2) Keputusan KPU Nomor 87/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang Struktur PPID di Lingkungan KPU (30 April 2015);
3) Keputusan KPU Nomor 88/Kpts/KPU/Tahun 2015 tentang SOP Pengelolaan dan Pelayanan Informasi (30 April 2015);
4) KPU RI telah membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) beserta strukturnya, pada April 2015.

b. saat ini seluruh KPU Provinsi di Indonesia telah membentuk PPID. KPU Provinsi Gorontalo membentuk PPID beserta strukturnya melalui Keputusan KPU Provinsi Gorontalo Nomor 61/Kpts/KPU-Prov-027/V/2017 sebagaimana telah dicabut dan dinyatakan tidak berlaku oleh Keputusan KPU Provinsi Gorontalo Nomor 93/HK.03.1-Kpt/Prov/75/VI/2018 tentang Pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Tahun 2018.
c. melakukan pelatihan pengelolaan dan pelayanan informasi pada seluruh satker KPU Provinsi/Kabupaten/Kota. Saat ini KPU telah memiliki setidaknya 14traineruntuk bidang Keterbukaan Informasi Publik.
d. membuat Laporan Tahunan Pelayanan Informasi dan disampaikan pada Komisi Informasi.
e. membentuk loket/desk pelayanan informasi, dan
f. pembenahan dalam proses pengelolaan dan pelayanan informasi sehingga KPU RI dan KPU Provinsi Gorontalo mendapatkan berbagai testimoni positif dari publik.
g. mengembangkan pelayanan informasi publik secara online melalui e-PPID.

Haparan KPU Provinsi Gorontalo, publik selalu hadir memberikan saran-saran untuk perbaikan pelayanan informasi publik di KPU Provinsi Gorontalo ini. Semoga ke depan, KPU Provinsi Gorontalo menjadi badan publik yang semakin terbuka dan akuntabel.

Ketua dan Anggota KPU Provinsi Gorontalo
Tim Pertimbangan
1. Anggota KPU Divisi Sosialisasi, Pendidikan Pemilih, Partisipasi Masyarakat, dan SDM. 
2. Sekretaris KPU Provinsi Gorontalo
3. Kepala Bagian Program, Data, Organisasi, dan SDM
4. Kepala Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik
5. Kepala Bagian Hukum, Teknis, dan Hupmas

Atasan PPID | Sekretaris KPU PROVINSI GORONTALO

PPID | Kepala Bagian Hukum, Teknis, dan Hupmas

Tim Penghubung :
1. Kepala Sub Bagian Program dan Data
2. Kepala Sub Bagian Organisasi dan SDM
3. Kepala Sub Bagian Keuangan
4. Kepala Sub Bagian Umum dan Logistik
5. Kepala Sub Bagian Hukum
6. Kepala Sub Bagian Teknis dan Hupmas

Desk Pelayanan | Staf pada Bagian Hukum, Teknis, dan Hupmas Pelayanan e-PPID

e-PPID merupakan sarana pelayanan dan penyediaan Informasi Publik secaraonline.

a. pelayanan atas permohonan informasi.
b. pelayanan atas keberatan pemohon informasi.
c. pelayanan untuk mengetahui status permohonan informasi.

Secara umum, kategorinya terbagi menjadi tiga, yaitu:
a. informasi yang wajib diumumkan secara berkala.
b. informasi yang wajib diumumkan serta merta.
c. informasi yang wajib tersedia setiap saat.

e-PPID bukan bank data KPU karena tujuannya untuk melayani permohonan dan menyediakan Informasi Publik sesuai kategori Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik, bukan untuk mengumpulkan semua informasi/dokumen di lingkungan KPU. Karena itu, sebagian informasi yang diumumkan, merupakan informasi yang merupakanlink(tautan) pada laman KPU.

Setiap warga negara dan/atau badan hukum Indonesia sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

Pada dasarnya informasi yang bersifat terbuka dan telah diumumkan dapat diakses oleh siapa saja, termasuk warga negara asing. Adapun informasi yang terbuka namun tidak diumumkan (tersedia setiap saat), maka KPU akan menanyakan secara detil alasan permintaan tersebut.

KPU RI akan mengarahkan pemohon untuk mengajukan permohonan informasi kepada KPU setempat. Selain melalui e-PPID, publik juga dapat mengajukan melalui email, whatsapp, telepon, fax, bersurat secara konvensional, atau datang langsung ke desk pelayanan di KPU Provinsi dan Kabupaten/Kota. Jika terdapat kendala teknis, KPU RI dapat membantu mengkomunikasikannya kepada KPU Provinsi dan Kabupaten/Kota yang bersangkutan.

KPU Provinsi Gorontalo akan mengarahkan pemohon untuk mengajukan permohonan informasi kepada KPU Kabupaten/Kota terkait. Selain melalui e-PPID, publik juga dapat mengajukan melalui email, whatsapp, telepon, fax, bersurat secara konvensional, atau datang langsung ke desk pelayanan di KPU Kabupaten/Kota. Jika terdapat kendala teknis, KPU Provinsi Gorontalo dapat membantu mengkomunikasikannya kepada KPU Kabupaten/Kota terkait.

Pemohon informasi memiliki hak:
a. mendapatkan informasi maklumat pelayanan yang berisi hak dan kewajiban Pemohon dan Badan Publik (KPU) serta prosedur permohonan dan pelayanan Informasi Publik;
b. mendapatkan pelayanan oleh KPU sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
c. mengajukan permintaan informasi dengan cara tertulis maupun tidak tertulis;
d. mengajukan bentuk informasi dan cara mendapatkan informasi dari KPU;
e. memperoleh tanda bukti permohonan informasi;
f. mendapatkan konfirmasi dari KPU atas permohonan informasi, termasuk alasan atas sebuah informasi yang dinyatakan dikecualikan;
g. mendapatkan informasi yang diminta sepanjang ditetapkan sebagai informasi publik yang bersifat terbuka oleh KPU;
h. mengajukan keberatan atas keputusan dan/atau pelayanan informasi KPU;
i. mendapatkan jawaban atas keberatan terhadap pelayanan informasi;
j. mengajukan gugatan atas keputusan/pelayanan KPU ke Komisi Informasi dan prosedur hukum selanjutnya (PN/PTUN dan MA);
k. mendapatkan informasi publik yang telah dinyatakan terbuka oleh Komisi Informasi atau lembaga peradilan terkait sesuai ketentuan perundang-undangan;
l. meminta penjelasan atas isi dari sebuah dokumen yang didapatkan dari KPU, jika kurang jelas maknanya; dan
m. Pemohon berkebutuhan khusus berhak mendapatkan pendampingan dari petugas selama proses permohonan informasi di KPU.

a. melakukan registrasi Pemohon terlebih dahulu pada aplikasi PPID KPU Provinsi Gorontalo melalui menu Permohonan Informasi, sub-menu Registrasi Pemohon;
b. melengkapi kolom yang telah disediakan dan melampirkan dokumen pendukung yang dipersyaratkan;
c. apabila data Pemohon sudah lengkap, Pemohon akan menerima email konfirmasi dari PPID, bahwa pemohon sudah terdaftar dan telah bisa mengajukan permohonan informasi.

Prinsip dasarnya, informasi publik adalah hak publik. Karena itu, KPU berupaya agar hak ini dapat dilayani dengan mudah, cepat dan dengan cara yang sederhana. Cara mendapatkan informasi publik tersebut ada dua, yaitu:
a. melalui pengumuman atau publikasi yang dilakukan KPU baik secaraonline(situs/laman resmi dan media sosial),offline(papan pengumuman), maupun elektronik (televisi dan radio); dan
b. melalui permohonan informasi, baik secara langsung (tatap muka dan telepon) atau secara tidak langsung, baik melalui surat, email, whatsapp, telpon, fax, dan/atau melalui e-PPID.

Tanggapan atas permohonan informasi publik akan disampaikan melalui e-mail Pemohon informasi yang dipergunakan saat registrasi.

a. pastikan apakah informasi yang diminta telah diumumkan pada situs KPU. Jika ya, maka publik dapat melihat atau mengunduhnya tanpa mengajukan permohonan;
b. jika Pemohon memang ingin mendapatkan dalam bentuk cetak dari KPU, biaya penggandaandan pengiriman dokumen tersebut dibebankan kepada Pemohon Informasi;
c. pastikan nomor kontak (telepon/HP) atau alamat yang diberikan kepada KPU adalah nomor kontak dan alamat yang benar.

Jika Pemohon mengetahui nama dokumen termasuk bulan dan tahunnya, mohon disampaikan atau dituliskan secara lengkap. Namun, jika pemohon tidak mengetahui, silakan disampaikan/dituliskan poin-poin informasi yang diminta. Petugas KPU akan menghubungi pemohon untuk memastikan subjek informasi yang diminta.

a. merupakan ketentuan yang diatur dalam Undang-Unang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
b. untuk memudahkan KPU dalam mengonfirmasi atau memberikan informasi kepada Pemohon, mengingat jumlah Pemohon informasi ini cukup banyak;
c. sebagai bahan laporan pelayanan informasi kepada Komisi Informasi;
d. untuk melindungi kepentingan Pemohon ketika akan mengajukan keberatan atau gugatan di Komisi Informasi.

Selain perintah Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informsi Publik, bagi KPU, ada dua manfaat di balik pencantuman alasan pada permohonan informasi. Pertama, untuk mempermudah petugas mencarikan informasi yang diminta oleh Pemohon secara tepat. Kedua, untuk mengindentifikasi informasi apa saja yang menjadi kebutuhan publik. Dengan demikian, KPU perlu menyajikannya dalam kemasan, format, atau gaya bahasa yang mudah dipahami dan diolah publik.

Untuk informasi publik yang wajib diumumkan baik secara berkala maupun serta-merta, dan telah diumumkan KPU melalui situs KPU, maka KPU akan mengarahkan Pemohon agar langsung membaca atau mengunduh pada laman KPU. Terkait hal ini tidak diperlukan alasan.

Ya. Pemohon informasi dapat meminta data/informasi dalam bentuk cetak(print out), meskipun telah diumumkan pada laman KPU., dengan catatan bahwa biaya yang timbul sehubungan dengan pencetakan(print out)dan pengiriman dokumen informasi dibebankan kepada Pemohon Informasi.

Untuk semua permohonan informasi kepada PPID KPU, diperlukan penyampaian alasan dalam rangka memenuhi amanat undang-undang dan untuk kebutuhan KPU sebagaimana penjelasan sebelumnya.

Jika sebuah informasi tidak tersedia pada e-PPID, terdapat beberapa penjelasan sebagai berikut:
a. informasi tersebut bersifat rahasia (informasi yang dikecualikan);
b. informasi tersebut bersifat terbuka tetapi tidak wajib diumumkan;
c. informasi tersebut termasuk klasifikasi informasi yang wajib tersedia setiap saat, sehingga tidak wajib untuk diumumkan. Meskipun tidak wajib, namun KPU mengumumkan sebagian informasi tersebut;
d. informasi tersebut kemungkinan masih dalam proses pendokumentasian; dan
e. dokumen tersebut tidak berada di bawah penguasaan atau kewenangan KPU.

a. dalam hal informasi kelembagaan, tanggapan dari PPID akan disampaikan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diterimanya permohonan informasi dan dapat diperpanjang selama 7 (tujuh) hari kerja berikutnya; dan
b. dalam hal informasi tahapan Pemilu atau Pemilihan, tanggapan dari PPID akan disampaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja sejak diterimanya permohonan informasi dan dapat diperpanjang selama 2 (dua) hari kerja berikutnya.

a. layanan informasi di PPID KPU Provinsi Gorontalo tidak dipungut biaya / gratis (dokumen akan diberikan dalam format softcopy);
b. dalam hal terdapat biaya terkait dengan penggandaan dan pengiriman dokumen yang akan diberikan kepada Pemohon informasi, biaya tersebut dibebankan kepada Pemohon informasi.

Jam pelayanan yaitu: Senin s.d. Kamis pukul 08.00 - 15.00 Wita dan Jumat pukul 08.00 - 16.00 Wita.

Pada dasarnya, ada tiga hal yang potensial menjadi objek keberatan, yaitu:
a. pelayanan informasi (perilaku, prosedur, tarif, cara pemberian informasi, dll);
b. subjek informasi (bentuk dan isi informasi); dan
c. keputusan Badan Publik (contoh: informasi dinyatakan dikecualikan).

sebelumnya tidak melalui e-PPID, misalnya, melalui permintaan lisan? Tidak bisa. Keberatan melalui e-PPID hanya bisa diajukan jika permohonan sebelumnya diajukan melalui e-PPID.
Demikian juga untuk mengetahui status permohonan informasi melalui e-PPID, hanya bisa dilakukan, jika sebelumnya Pemohon meggunanakan e-PPID. Pemohon bisa mengajukan keberatan atau mengetahui status permohonan informasi dengan datang langsung atau melalui telepon.

Ya, tentu. Evaluasi dari para Pemohon Informasi sangat dibutuhkan untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas pelayanan informasi publik di lingkungan KPU Provinsi Gorontalo. Pemohon Informasi dapat memberikan evaluasi sebagai catatan saran perbaikan melalui link berikut ini:http://bit.ly/PIP-KPUProvGTO.

a. Informasi Berkala
Secara sederhana, jika informasi tersebut dibuat secara periodik dan terus-menerus, misalnya setiap 6 bulan sekali atau setiap satu tahun sekali, maka informasi tersebut dapat diklasifikasikan sebagai informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Biasanya, yang termasuk ke dalam klasifikasi ini adalah informasi terkait dengan laporan-laporan.
b. Informasi Serta Merta
Apabila informasi dibuat secara insidental untuk menjawab kebutuhan-kebutuhan tertentu, maka informasi tersebut dapat diklasifikasikan sebagai informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta. Kebutuhan tertentu tersebut, bisa jadi terkait hajat hidup orang banyak, ketertiban umum atau penggunaan hak-hak sosial dan politik warga.
c. Informasi Tersedia Setiap Saat
Informasi yang wajib tersedia setiap saat pada dasarnya terkait dengan dokumen-dokumen pendukung yang ada pada informasi berkala dan serta-merta maupun dokumen lain yang tidak memiliki relevansi mendesak untuk diketahui publik. Apabila ternyata ditemukan urgensinya, maka ia wajib diumumkan.
Ketiga kategori informasi tersebut merupakan informasi publik yang bersifat terbuka. (KPU Provinsi Gorontalo)